Una orden de trabajo es un documento donde se detallan por escrito las instrucciones para realizar algún tipo de trabajo o encargo. Se trata de una herramienta básica en multitud de negocios como talleres mecánicos, imprentas, carpinterías, laboratorios fotográficos, etc.
Debido a que no hay un único formato de orden de trabajo, sino que ésta tiende a adecuarse a las características concretas de cada tipo de negocio o incluso a las de una empresa en particular, su diseño puede variar enormemente de un caso a otro, aunque por norma general suelen mantener de forma constante una serie de campos entre los que se incluyen el número de orden, el nombre del cliente, el tipo de servicio, una descripción del mismo, el precio del trabajo o la fecha de entrega.
Además, por el tipo de información que contienen, en ocasiones suele pensarse que las órdenes de trabajo son un remedo de un contrato pero con menos formalismos. Es por ello de gran importancia que en el momento de realizar una orden de trabajo el original de la misma se quede a cargo de la empresa, guardando el cliente una copia a modo de justificante.
Condiciones de la orden de trabajo
Si bien es cierto que la orden de trabajo no tiene un formato definido, sí que es obligatorio que su diseño cumpla tres condiciones fundamentales.
En primer lugar, ha de ser un documento individualizado, de forma que cada encargo tenga su propia orden de trabajo.
Por otro lado, debe existir un procedimiento detallado para su generación y posterior relleno. Toda organización que trabaje con este tipo de documentos debe tener una reglamentación interna que permita que los empleados puedan gestionar las órdenes de trabajo de forma eficiente y uniforme.
Finalmente, la orden de trabajo debe servir como documento base sobre el que sustentar cualquier actividad operativa. O dicho de otro modo, es el documento base de cualquier trabajo.
Órdenes de trabajo correctivas y preventivas
Las órdenes de trabajo puede dividirse en dos grandes grupos: las correctivas y las preventivas.
Las del primer tipo se utilizan para informar sobre un problema a solucionar que ya había sido reportado previamente. Mientras que las preventivas, como su propio nombre indica, están relacionadas, por ejemplo, con el mantenimiento periódico que precisa cierta maquinaria, siendo la orden emitida de forma automática. Es norma común en las del segundo tipo que se incluyan los pasos a dar durante la reparación a realizar.