Los ayuntamientos de los pueblos y las ciudades tienen una estructura administrativa para gestionar las necesidades de la población. Uno de los instrumentos comunes a cualquier municipio es el padrón. Es un departamento que lleva el registro de los habitantes que viven en una localidad.
Desde un punto de vista organizativo, el padrón municipal sirve para llevar un control estadístico de la población. Los ciudadanos tienen la obligación de registrarse en su correspondiente ayuntamiento y es concretamente en el padrón donde se registran una serie de datos relevantes: personas que habitan en el domicilio, nombre completo, fecha de nacimiento y nacionalidad de origen. A partir de esta información es posible que la gestión del ayuntamiento pueda elaborar toda una serie de estadísticas. Estos datos son de suma importancia. Permiten saber el volumen de población, su distribución por edades y nacionalidad. Periódicamente los datos deben actualizarse, ya que mediante ellos es posible planificar una correcta organización de la política municipal. Hay diversos aspectos que dependen de la información facilitada por el padrón: los servicios sociales, las infraestructuras de las barriadas, la seguridad, etc. En definitiva, la administración necesita de un registro que sirve como base para orientar una acción política.
Pensemos en un dato específico que el padrón proporciona: la distribución por edades de la población. Cada barrio tiene su escala porcentual de habitantes, que se clasifican en jóvenes, adultos y personas mayores. Dependiendo del número y el porcentaje de cada sector, se realizarán unas u otras acciones. Si el volumen de niños es elevado, será necesario disponer de guarderías infantiles. Si en una zona hay una gran variedad de emigrantes, será necesario actuar con acciones de integración.
Desde el punto de vista del ciudadano, el padrón tiene igualmente una gran utilidad. Le sirve para acreditar su residencia o tener acceso a servicios de carácter social. Cuando los ciudadanos necesitan del documento que acredita sus datos registrados en el ayuntamiento acude a la oficina de empadronamiento y lo solicita. La utilidad del documento dependerá de las prestaciones que facilita la administración.
El padrón municipal es el organismo que de manera oficial da fe de los habitantes que residen en un pueblo o ciudad. Normalmente, este registro no discrimina a personas legales e ilegales, siendo este aspecto ajeno a sus competencias.